Ngày nay việc tổ chức sự kiện ngày trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp, các tổ chức và nhà tổ chức Event. Vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng cách xin giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Những sự kiện, chương trình phổ biến hiện nay cần xin giấy phép như: buổi họp báo, chương trình biểu diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, sự kiện quảng bá sản phẩm,… Hãy cùng Luật Việt Phú tìm hiểu về thủ tục loại giấy phép phổ biến này nhé!
Quy định về giấy phép tổ chức sự kiện nào cần phải xin tổ chức?
Muốn tổ chức bất kì một sự kiện, chương trình nào thì bạn đều phải xin giấy phép. Có những sự kiện bạn sẽ phải xin giấy phép của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và có những sự kiện bạn cần xin giấy phép của Cục Bản quyền. Và tùy thuộc vào loại sự kiện, chương trình mà bạn muốn tổ chức thì loại giấy cấp phép cũng là khác nhau.
Cơ quan nào có quyền cấp phép tổ chức sự kiện?
A- Bộ / Sở thông tin truyền thông
- Họp báo / tuyên truyền / công bố
- Hoạt động có hình thức khuyến mãi
- Người nước ngoài phát biểu trong sự kiện
B- Bộ / Ban chỉ huy quân sự / Bộ tư lệnh công binh / Tổng Cục (Cục) An ninh
- Bất cứ vật thể bay hoặc vật thể bay có điều khiển từ xa / đèn trời / Khinh khí cầu…
- Pháo hoa
- VIP chính phủ có mặt trong sự kiện
C- Sở văn hóa – thể thao du lịch
- Cấp phép hầu hết các loại hình sự kiện ca nhạc, giải trí, liveshow, lễ khai trương, khánh thành, tiệc cuối năm, kỷ niệm thành lập công ty… ở địa phương, tỉnh thành
D- Trung tâm bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam
- Tham gia trong quá trình cấp giấy phép cho sự kiện có sử dụng ca khúc do nhạc sĩ sáng tác & có đăng ký bản quyền
E- Quyền hạn cấp phép cục bộ tại nơi diễn ra sự kiện
- Chợ truyền thống – hỏi ban quản lý
- Trường – hỏi hiệu trưởng
- Kênh Horeca (Hotel, Restaurant, Office building…) – hỏi chủ sở hữu
F- Trật tự an toàn đô thị
- Các hoạt động đường phố mang tính chất kết nối thành đoàn
- Tụ tập đông người
- Hoạt động neo đậu, tập trung bằng các phương tiện xe, ôtô, tàu…
Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cần chuẩn bị
A- Tổ chức sự kiện, hội thảo – Hội nghị
- Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo, cụ thể. Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp. Thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
- Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác:
Ví dụ hồ sơ theo một số loại hình sự kiện chi tiết như sau:
B- Tổ chức Sự kiện họp báo
- Đơn xin phép tổ chức họp báo;
- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức (02 bản sao chứng thực);
- Tài liệu về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn, quà tặng khuyến mãi…).
- Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).
C- Tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc
- Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn, có tổ chức bán vé không;
- Bản sao công chứng giấy phép hoạt động;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Bản ghi lời bài hát;
- Tài liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn.
- Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).
D- Tổ chức trình diễn thời trang
- Giấy phép xin tổ chức trình diễn thời trang;
- Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;
- Tổ chức phúc khảo được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang.
E- Tổ chức buổi triển lãm
- Đơn đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
- Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thường…
- Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.
Các bước xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời và bên trong hội nghị
Bước 1: Chuẩn bị bộ đủ hồ sơ hoàn thiện, đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền
Các bạn tiến hành lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:
Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình. Hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu duyệt chương trình. Hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành liên quan khác.
Bước 4: Nhận kết quả nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Đến ngày hẹn trả kết quả thủ tục hành chính, các bạn sẽ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ.
Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp hồ sơ tổ chức sự kiện trước ít nhất 10 ngày diễn ra. Đối với buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp,… Hay các sự kiện, chương trình mà cơ quan nhà nước cần duyệt phác thảo. Đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày.
Lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
- Trong quá trình làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có thể xảy ra những tình huống không lường trước được. Như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Vì vậy không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.
- Tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt. Chưa kể các ngày nghỉ, lễ. Nên cần tìm hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.
- Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức sự kiện của mình.
Hiểu biết về Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ tổ chức sự kiện bao gồm:
- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
- Cục nghệ thuật biểu diễn;
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
Các loại giấy phép trong tổ chức sự kiện
Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.
Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…Trừ giấy phép tổ chức hội nghị khoa học thì không cần xin phép.
Doanh nghiệp có nên ủy quyền xin giấy phép tổ chức cho công ty sự kiện như Luật Việt Phú không?
Ủy quyền có thể xác định dưới hình thức Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền cho Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy nếu doanh nghiệp cần tiết kiệm thời gian và quy trình cơ quan ban ngành rắc rối có thể tìm đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện như Luật Việt Phú để xin giấy phép tổ chức với chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện tốt nhất.
Trên đây là một số kiến thức tổng quan về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện và các quy trình chi tiết. Luật Việt Phú hy vọng kiến thức này sẽ giúp quý doanh nghiệp xin được giấy phép một cách nhanh chóng nhất, tránh những trục trặc không đáng có ảnh hưởng tới việc tổ chức sự kiện của khách hàng.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phòng 216, Tòa nhà N3B, Đường Lê Văn Lương, P. Nhân Chính, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội.
| -------------- | LIÊN HỆ DỊCH VỤ: | 024 6261 2299 / 0936 129 229 | |
| Gửi yêu cầu dịch vụ qua Email : | luatvietphu@gmail.com | ||
| Hệ thống thông tin website : | http://dichvuluatsu.vn http://luatvietphu.com.vn |
Tin liên quan
- Dịch vụ làm giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm số
- Thủ tục cấp giấy phép kinh doanh bán lẻ hàng hóa
- Báo giá thủ tục xin cấp giấy phép tư vấn du học
- Dịch vụ làm thủ tục giấy phép kinh doanh của Luật Việt Phú
- Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh bán lẻ rượu cần những giấy tờ gì
- Điều kiện cấp phép của tổ chức và cá nhân muốn kinh doanh dịch vụ tiến hành công việc bức xạ như thế nào?
- Điều kiện cấp Giấy phép kinh doanh cho nhà đầu tư nước ngoài thực hiện bán buôn xe máy điện là gì?
- Điều kiện kinh doanh thuốc tân dược
- Thẩm quyền cấp Giấy phép kinh doanh vận tải
- Thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ tư vấn du học
